非対面ツールと電子署名でスピーディーな契約締結を

はじめに：

マスク着用の緩和や外国からの新規入国制限の見直しなど、新型コロナをめぐる動きは新たな段階に入りつつありますが、それに伴い企業活動もフルリモートあるいはリモート主体が見直され、対面とのハイブリッドに移行しつつあります。事業者-顧客間の営業活動も、相談や提案などについては、今後顧客層や状況に応じて対面と非対面を使い分けることになると考えられます。一方で、同じくコロナ禍をきっかけに急速に非可逆的に浸透しつつあるのが契約の電子化です。本記事では電子契約と非対面商談について紹介します。

目次 Table of Contents

1. 電子契約サービスの導入状況
2. 電子契約のメリット
3. Moxoで非対面の商談から電子署名による契約電子化まで

1. 電子契約サービスの導入状況

2021年の総務省「デジタル・トランスフォーメーションによる経済へのインパクトに関する調査研究の請負報告書」によると、電子契約の導入数は前年比で約1.5倍、その後も別の調査によると前年比約1.4倍と順調に増加傾向にあります。コロナ禍で急激に浸透したオンラインミーティングやオンライン商談サービスについては前年比からほぼ倍増しています。今後の1つの定番となるであろう「オンライン相談・商談から契約締結までをオンラインで完結する」スタイルの土壌は着実に進んでいる事が窺えます。

ただし一方で、電子契約を導入し企業においても顧客含む社外取引先に対しての使用については27.4%が全く電子化されていないという調査もでており、電子契約を未導入のところも含め、先のスタイルが定番まで行くにはもう少し時間がかかりそうです。

2.電子契約のメリット

電子契約のメリットには以下のような点が挙げられます。コスト削減や紛失リスク削減はもちろんですが、フロント業務に携わる方からすると、受取・確認・修正に要する時間のスピードアップというのは大事な点ではないでしょうか。

１．受取・確認・修正に要する時間、記載する事への負担を軽減
紙の契約書類の場合、郵送が伴いますので、少なくとも1日～数日を要します。届いてからも確認には従業員の出社が必要、修正が必要となれば再度送付するなどの対応が必要です。商談はオンライン化したものの、契約に関して電子化していないといった場合、ここがボトルネックになって成約のスピードアップが図れず、売上のタイミングを翌月に延ばさざるを得なくなってしまう、ということが発生します。またB2Cにおいては、商品説明や提案までは電話やオンラインミーティングで順調に進められたものの、その後の契約に関しては書類を別途送付のため、消費者は書類の記入や送付に面倒さを感じそこで契約が間延びしたり、手続きがそこで止まってしまうといったことも考えられます。

２．コスト削減
紙の契約書類では、用紙代、印刷代、印紙税、郵送費用、保管費用等、およびそれにかかわる人件費がかかる事になりますが、電子契約ではこれらの費用を削減することが可能です（実際にはシステムコストがかかりますので、そことの天秤です）。余談ですが筆者は印影欠けすることなく押印するのに苦手意識があり、割印を押す時などちょっと緊張しますね。きれいに押印できる人を尊敬します…。電子署名を利用する場合は、この判子での押印行為が不要になるので押印苦手な方の精神的コスト（？）も削減できそうです。

３．紛失リスクの解消
紙の契約書類でやりとりする場合、移動中の紛失、保管場所を間違えるなどで見つからないといった紛失リスクの懸念がありますが、このリスクを削減することが可能です。

3.非対面の商談から電子署名による契約電子化まで

それでは、「データの分布」が変わると予測精度に影響があるかを検証してみたいと思います。

弊社が提供する非対面チャネルソリューション「Moxo」では、チャットやミーティングといった非対面のコミュニケーション機能に加え、電子署名機能を使いお客様と契約を結ぶことが可能です。

商品の提案や重要事項説明などはオンラインミーティング、その後の継続的なやり取りをチャットで
商品提案や重要事項説明など、顧客への口頭説明が必要なものや、顧客の反応を見ながら話をすすめる事が必要な場合はオンラインミーティングを使用します。画面共有やファイル共有も可能ですので、対面に近い形の面談が可能です。また場合によってはミーティング後、軽めの質問についてはチャットでやり取りします。会話形式のインターフェースは顧客にとって比較的コミュニケーションコストが低く、時系列で追いやすいという特徴があります。ファイル共有なども容易にできるため、顧客・事業者ともに効率的なやりとりが期待できます。

ミーティング・チャットからスムーズに契約へ：電子署名で手間いらず
電子署名機能は電子署名法に対応しており(*1)、ミーティングでの説明後やチャットでのやり取り後、顧客が契約に応じる場合にこの機能を利用することにより顧客とオンラインで契約を結ぶことが可能です。原本郵送で数日待たせるということはありません。PC Webブラウザでの利用はもちろんモバイルでも操作可能(*2)ですので、外出先への移動中といった場合でも契約締結可能です。署名後の文書は一つの場所に顧客と共有されますので、紙の時のような紛失リスクはありません。

*1 電子署名法非対応の電子サイン機能は標準搭載。電子署名法対応の電子署名機能はオプションとなります。
*2 2022年11月現在、モバイルはアプリのみ対応。モバイルWebブラウザ対応は開発中です。

Moxoの紹介

Moxoとは、Nissho-Naticのソリューション、Digital Omni-Channel Solutionが提供する非対面のワンストップポータルです。自社ブランドのモバイルアプリを提供可能でeKYC、電子署名にも対応、お客様と窓口、そしてバックオフィスから既存システムをひと繋ぎにする「非対面チャネル」ツールです。いつでもどこでも手厚い商取引を非対面で実現します。





Moxoについて詳細はこちら
【 https://natic.sojitz-ti.com/solution/digital-omni-channel-solution/ 】

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記事担当者：:アプリケーション事業推進部　北風 祐輝
投稿日：2022/11/30