紙の山を乗り越えろ、金融機関の紙文書管理をデジタル化するメリット

多くの金融機関では業務のデジタル化が進む一方で、大きな課題として紙文書の管理は依然として残っています。長期間にわたり蓄積された紙書類、例えば銀行であれば口座開設書類や融資稟議書、保険であれば保険申込書、クレジットであれば入会申込書など、あらゆる書類が書庫やキャビネットを占有するためコストがかかっています。現物を処理するための時間もかかり、業務効率の妨げにもなっています。倉庫会社の文書保管サービスを活用することもありますが、必要な書類を取り出すには手間がかかり、効率的とは言えません。
本記事では、金融機関における紙文書管理の課題と、大量文書をデジタル化するメリット、その方法について解説します。

1. 金融機関における紙文書管理の課題

・店舗の統廃合、オフィス移転に伴い、書類スペースのコストがかかる
全国の銀行店舗は1995年から2022年にかけて約7,500店舗も減少し、損害保険会社の代理店は2003年から2022年にかけて約半分の156,152店にまで減少しています。金融機関の支店や代理店の統廃合が進むと、各店舗に保管されていた紙文書を整理し、集約しなければなりません。店舗ごとに数百万枚もの文書が保管されているケースも多く、店舗の統廃合やオフィス移転にかかわる書類スペースの確保・管理にかかるコストは大きな負担です。
出典：2022年度損害保険代理店統計(一般社団法人日本損害保険協会)

・紙文書現物での確認に時間がかかる
金融機関では、過去の契約書を頻繁に参照する必要があります。 電子化されていない契約書を確認するためには、保管されたキャビネットへ行き、目的の書類を探し、また自席に戻る、という非効率な時間が発生してしまいます。もし、参照したい書類が別の拠点ビルや遠隔地の倉庫に保管されている場合は、取り出すことでさえ一苦労です。

・新規契約のデータ入力遅延により、サービス品質が低下する
紙の申込書で新規契約を結ぶと、最初に申込内容をデータ化するためデータ入力が必要です。しかし、データ入力を担当する人員の確保が難しくなってきており、特に地方の支店では、データ入力業務が滞ることが発生しています。データ入力の遅延は、契約開始の遅れとなり顧客サービスの低下につながっています。

2. デジタル化のメリット

紙文書をデジタル化するとこれらの課題を解決するだけでなく、さらなるメリットもあります。

・保管スペースの削減
デジタル化することで書類を保管するスペースが不要なため、管理コストが削減できます。店舗の統廃合が起きた場合でも、書類の移送などを行う必要がありません。

・迅速な検索とアクセス
一つのプラットフォーム内に書類をすべて保管できるため、調べたいタイミングに自席から確認できます。担当者が複数の場合でもそれぞれの画面から確認ができるため、書類を探し、共有する時間の短縮につながります。

・データ入力の自動化
OCRにより現物の内容がデータ化されるため、データ入力の時間を大幅に短縮することができます。それにより、契約締結を判断するまでの時間が短縮され、お客様をお待たせする時間を減らすことができます。

紙文書をデジタル化することにより、保管スペース削減と業務効率化で、年間のランニングコストを数千万も削減した金融機関もいらっしゃいます。デジタル化は金融機関にメリットがあるだけでなく、その先のお客様へも対応時間の短縮といったメリットを還元することができます。

3. デジタル化を妨げる3大ハードル

しかし、メリットがあるとわかっていてもデジタル化が上手く進まない企業様もあるかと思います。そこで、当社がよく耳にする、デジタル化が進まない３つの理由をご紹介します。

上記は一例となりますので、デジタル化が進まない原因を各社様それぞれ明確にし、対応する必要があります。当社では、デジタル化を妨げる要因の洗い出しから課題解決までご支援しています。

4. ロボットとAIによる大量文書デジタル化サービス

ここまでお伝えしたメリットを実現するために、RIPCORDというデジタル化ソリューションを活用します。RIPCORDは、紙文書のデジタル化を支援するための先進的な技術とサービスを提供しています。

・ロボティクスによる高度なスキャニング技術
RIPCORDは高度なスキャニング技術とロボティクス技術を駆使し、異なる用紙サイズやホチキス留めされた紙文書を自動的に高品質なデジタルデータに変換します。これまで人手で行っていたスキャニング作業の大部分をロボット化することで、人手では不可能な大量の文書も迅速にデジタル化できます。

・OCR技術によるデータ抽出
RIPCORDのOCR技術は、スキャンした文書から正確にデータを抽出します。これにより、契約書やその他の文書の内容を自動的にデジタル化でき、手作業によるデータ入力の必要がなくなります。

・安全なデータ管理
デジタル化したデータは、RIPCORDの安全なクラウドプラットフォームで管理されます。万全のセキュリティ対策が施されており、重要な情報も安心して保管できます。また、必要に応じて迅速にアクセスできるため、業務効率が向上します。

・統合的なソリューション
廃棄する文書とデジタル化を行う文書の棚卸からデータ管理までの一貫したソリューションを提供します。これにより、金融機関は紙文書の管理にかかる手間とコストを大幅に削減でき、業務効率化と顧客サービスの向上を実現できます。

5. まとめ

金融機関における紙文書の課題は多岐にわたりますが、デジタル化を進めることでこれらの課題を解決できます。RIPCORDのような先進的なソリューションを活用すれば、効率的かつ安全に紙文書のデジタル化を進めることが可能です。紙文書の管理に悩む金融機関にとって、RIPCORDは強力な味方となるでしょう。

RIPCORDデジタル化ソリューションのご相談は、onestop-contact@sojitz-ti.comへお問い合わせください。